ارزیابی عملکرد

دانستن این‌که چه چیزی باید اندازه‌گیری شود و اندازه‌گیری واقعی آن دو چیز متفاوت است.

7 روش مهم از روش های ارزیابی عملکرد کارکنان

در این مقاله می‌خواهیم 7 روش مهم از روش های ارزیابی عملکرد کارکنان را بررسی کنیم. ارزیابی عملکرد کارکنان عامل اصلی برای بهبود کیفیت کار و ایجاد انگیزه در آن‌ها است. ارزیابی عملکرد بهترین کانال برای درک وضعیت عملکرد کارکنان است که می‌تواند یک اقدام مناسب برای دریافت بازخورد در مورد نحوه عملکرد کسب‌وکار هم باشد.

یک فرایند جامع ارزیابی متشکل از روش های مختلف ارزیابی عملکرد کارکنان برای کمک به قضاوت درباره عملکرد است. استفاده از تکنیک های مختلف ارزیابی عملکرد کمک می‌کند تا دیدگاه بهتری از نقاط عملکردی نیازمند بهبود به‌دست آید. در طول سال‌ها، انواع مختلفی از روش های ارزیابی عملکرد مورداستفاده قرارگرفته است که بعضی از آنها برای پاسخگویی به تقاضاهای مدرن مناسب‌تر از سایر روش‌ها هستند.

فرآیند ارزیابی عملکرد کارکنان برای سازمان‌هایی که سعی در افزایش بهره‌وری کارکنان و بهبود موفقیت کلی سازمان دارند بسیار مهم است. اما این به معنای آن نیست که فرایند ارزیابی عملکرد کارکنان فقط برای سازمان مفید است. کارکنان نیز از این فرایند قطعاً بهره‌مند خواهند بود.

ارزیابی عملکرد به فرآیند «بررسی عملکرد یک کارمند در یک بازه زمانی خاص با هدف ارزیابی روش‌های بهبود موفقیت او» اطلاق می‌شود. این فرایند معمولاً در سازمان‌ها به‌صورت فرآیند سالانه یا فصلی صورت می‌گیرد که شامل ارزیابی عملکرد و بهره‌وری هر یک از کارمندان در برابر اهداف تعیین‌شده برای آن سال ارزیابی عملکرد یا دوره است.

اما اکنون روش های ارزیابی عملکرد سنتی دیگر نتایج مؤثری ندارد. آنها بیشتر به سنجش عملکرد گذشته یک کارمند متمرکز هستند تا بهبود عملکرد او در آینده، به همین دلیل بسیاری از سازمان‌ها کل فرآیند را بیهوده می‌دانند. بااین‌حال، با انطباق روش های ارزیابی عملکرد با تقاضاهای مدرن، فرایند ارزیابی عملکرد می‌تواند بسیار مفید باشد. در این مقاله قصد داریم روش های ارزیابی عملکرد کارکنان را مرور کنیم.

1- مدیریت بر مبنای هدف (Management by Objective)

یکی از روش های ارزیابی عملکرد کارکنان روش «مدیریت بر مبنای هدف» است. در این روش مدیران و کارکنان برای شناسایی، برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی و ابلاغ اهداف با یکدیگر همکاری می‌کنند. در طی این فرایند اهداف شناسایی‌ شده و معیار عملکرد و مسئولیت عمده افراد تعریف می‌شود. بعد طی جلسات منظمی مدیر و کارمند درباره پیشرفت کار با یکدیگر بحث می‌کنند. سپس مدیر از معیارهای پیشرفت به‌عنوان راهنمایی برای اندازه‌گیری سهم کارمند در تحقق اهداف استفاده می‌کند و کارکنان بر اساس نتایج قضاوت می‌شوند. موفقیت در تحقق هدف ارتقا و افزایش حقوق را در پی دارد و عدم موفقیت در کسب نتایج با آموزش همراه است.

در روش MBO اعتبار هدف با مدل هدفگذاری SMART تأیید می‌شود. اهداف تعیین‌شده باید خاص، قابل‌اندازه‌گیری، قابل‌دستیابی، واقع‌بینانه و محدود به زمان باشند.

این روش از مجموعه روش های ارزیابی عملکرد کارکنان، معمولاً بر اهداف حرفه‌ای و ملموس تأکید دارد. درنتیجه جنبه‌های نامشهود عملکرد کارکنان مانند مهارت‌های بین فردی یا تعهد شغلی اغلب در این روش نادیده گرفته می‌شوند.

استفاده از روش ارزیابی عملکرد مدیریت بر مبنای هدف در فرایند ارزیابی می‌تواند باعث افزایش تعهد کارکنان شده و شانس تحقق هدف را افزایش دهد.

مراحل اجرای یک برنامه موفق MBO

1. هر مدیر باید 5-10 هدف SMART شده برای پیشنهاد داشته باشد.
2. مدیر می‌تواند اهداف خود را به‌صورت کتبی پیشنهاد دهد تا پس از بررسی نهایی شود.
3. هر هدف باید شامل فهرستی از وظایف برای کسب نتایج باشد.
4. چگونگی و برنامه زمانی اندازه‌گیری پیشرفت باید تعیین شود.
5. اقدامات اصلاحی برای زمانی که برنامه مطابق با هدف پیش نمی‌رود باید مشخص شود.
6. باید اطمینان حاصل شود که اهداف در هر سطح با اهداف سازمانی و سطوح بالا و پایین مرتبط است.

آیا می‌دانید؟

شرکت وال‌مارت (Walmart) از یک رویکرد مشارکتی گسترده MBO برای مدیریت عملکرد مدیران خود استفاده می‌کند.

2- روش مقیاس رتبه بندی رفتاری (Behaviorally Anchored Rating Scale)

از این روش ارزیابی عملکرد کارکنان به‌عنوان مؤثرترین روش برای ارزیابی نام‌برده می‌شود. زیرا مزایای روش‌های کمی و کیفی در ارزیابی را هم‌زمان ارائه می‌دهد. در روش مقیاس رتبه بندی رفتاری (BARS) عملکرد کارکنان با نمونه‌های رفتاری خاص توصیف می‌شود و هر کدام از توصیف‌ها رتبه‌بندی عددی می‌شود.

مثالی ساده برای درک بهتر روش BARS

در بسیاری مشاغل مانند مشاغل حوزه مالی «رازداری و حفظ محرمانگی اطلاعات» یک شاخص رفتاری بسیار مهم است. اگر بخواهیم این شاخص را با استفاده از روش ارزیابی عملکرد مقیاس رتبه‌ ای رفتاری بسنجیم می‌توانیم از توصیفات زیر استفاده کنیم.

عملکرد عالی	عملکرد خوب	عملکرد متوسط	عملکرد ضعیف	عملکرد غیرقابل‌قبول
بسیار پایبند به اصول اخلاقی کار خود بوده و افشای اطلاعات محرمانه (اطلاعات مالی، حقوقی و پرسنلی) به افراد غیر مرتبط را کاری بسیار غیراخلاقی می‌داند و مواضع وی در این زمینه همیشه ثابت است.	اکثر اوقات به اصول ارزیابی عملکرد اخلاقی کار خود پایبند بوده و اطلاعات محرمانه (اطلاعات مالی، حقوقی و پرسنلی) را در اختیار افراد غیر مرتبط قرار نمی‌دهد.	سعی می‌کند تا حدود زیادی به اصول اخلاقی کار خود پایبند بوده و اطلاعات محرمانه (اطلاعات مالی، حقوقی و پرسنلی) را در اختیار افراد غیر مرتبط قرار ندهد.	گاهی اوقات پیش‌آمده است که به اصول اخلاقی کار خود و عدم افشای اطلاعات محرمانه (اطلاعات مالی، حقوقی و پرسنلی) پایبند نبوده و اطلاعات را به افراد غیر مرتبط داده است.	نسبت به اصول اخلاقی کار خود و عدم افشای اطلاعات محرمانه (اطلاعات مالی، حقوقی و پرسنلی) حساس نیست.

3- روش ثبت وقایع حساس (Critical Incident Method)

در این روش از روش های ارزیابی عملکرد کارکنان، فرد بر اساس یک سری وقایع حساس ارزیابی می‌شود. در طول فرایند ارزیابی، تصمیم‌گیری‌های خوب و بد کارمند حین انجام‌ وظیفه حساس، ثبت می‌شود. با ثبت سوابق دقیق از نقاط عطف مثبت و منفی؛ کارفرمایان می‌توانند اطلاعات دقیقی را در جلسه بازخورد ارائه دهند و شانس پیشرفت در آینده را بهبود بخشند.

4- روش کانون ارزیابی (Assessment Centre Method)

مفهوم کانون ارزیابی در سال 1930 توسط ارتش آلمان مطرح شد، اما متناسب با محیط امروز تغییراتی در آن ایجاد شده است. روش کانون ارزیابی، کارمندان را قادر می‌سازد تا تصویر روشنی از آن‌طور که دیگران آنها را مشاهده می‌کنند و تأثیر آن بر عملکرد خود به‌دست آورند. مزیت اصلی این روش این است که نه تنها عملکرد فعلی یک فرد را ارزیابی می‌کند بلکه عملکرد شغلی آینده را نیز پیش‌بینی می‌کند.

در طول ارزیابی، از کارمندان خواسته می‌شود تا در تمرینات شبیه‌سازی اجتماعی مانند تمرین وظایف شغلی، بحث‌های غیررسمی، بازی ایفای نقش و سایر تمریناتی که موفقیت در یک نقش را تضمین می‌کند، شرکت کنند. هدف این روش نمایش موفقیت بالقوه کارکنان در نقش‌های مختلف و پذیرش مسئولیت‌های مختلف است.

سازمان‌های تولیدی، مؤسسات آموزشی و شرکت‌های مشاوره‌ای برای شناسایی رهبران و مدیران سازمانی آینده می‌توانند از این روش استفاده کنند. دانش‌افزایی شرکت‌کنندگان، تقویت فرایند فکری و بهبود کارایی افراد از مزایای این روش است. اشکال عمده این روش این است که یک فرآیند زمان‌بر و هزینه‌بر است که مدیریت آن دشوار است.

آیا می‌دانید؟

مایکروسافت (Microsoft)، فیلیپس (Philips) و چندین سازمان دیگر از روش کانون ارزیابی برای شناسایی رهبران آینده در میان نیروی کار خود استفاده می‌کنند.

5- ارزیابی روانشناختی

یکی دیگر از روش های ارزیابی عملکرد کارکنان، روش ارزیابی روان شناختی است. این روش به ویژه برای تعیین توانایی‌های پنهان و بالقوه کارکنان بسیار مفید است. زیرا بیشتر بر ارزیابی عملکرد آینده متمرکز است تا نتایج کارهای گذشته کارکنان. در این روش ارزیابی عملکرد، روانشناسان واجد شرایط و خبره آزمایشات مختلفی مانند مصاحبه‌های عمیق، آزمون‌های روان‌شناختی، بحث و گفتگو و… را بر روی کارمندان انجام می‌دهند. هدف از این آزمون‌ها شناسایی احساسات و سایر ویژگی‌های مربوط به یک کارمند است که می‌تواند عملکرد آینده وی را در یک سازمان تحت تأثیر قرار دهد.

بدیهی است که این روش ارزیابی فرایندی آهسته، پیچیده و پرهزینه است. علاوه بر این، کیفیت نتایج به روانشناسی بستگی دارد که مسئول اجرای فرایند ارزیابی است.

این روش نه تنها اطلاعاتی درباره عملکرد کارکنان که اطلاعاتی درباره توانایی‌های آن‌ها نیز ارائه می‌کند و فرصت مناسبی برای اثبات توانایی‌ها در اختیار کارکنان درون‌گرا و خجالتی قرار می‌دهد. اما باید در انتخاب ارزیابان دقت شود زیرا اگر متخصصین فاقد دانش، فرایند ارزیابی را بر عهده بگیرند نتایج بی اعتبار خواهد بود.

6- روش حسابداری (هزینه) منابع انسانی (Human-Resource (Cost) Accounting Method)

روش حسابداری هزینه شامل تجزیه‌وتحلیل عملکرد یک کارمند از طریق منافع پولی است که برای شرکت به همراه دارد. این اندازه‌گیری معمولاً با مقایسه هزینه نگهداری یک کارمند با مزایای پولی که سازمان از طریق آن کارمند به‌دست می‌آورد، انجام می‌شود.

اشکال اصلی این روش ارزیابی وابستگی زیاد به تحلیل هزینه و فایده و قدرت حافظه ارزیابان است. اما با استفاده از این روش می‌توان ارزشی که یک فرد برای سازمان ایجاد می‌کند را سنجید. بنابراین در استارت‌آپ‌ها و کسب‌وکارهای کوچک که عملکرد یک کارمند می‌تواند باعث موفقیت یا شکست سازمان شود، مفید است.

7- بازخورد 360 درجه

یک بحث رایج در صنعت این است که روش ارزیابی عملکرد سالانه منسوخ‌شده و دیگر کاربردی ندارد. کارکنان برای ایجاد انگیزه و علاقه به یادگیری از نتایج ارزیابی عملکرد خود، به ارتباط مداوم با رهبران تیم و مدیران و فرایندهای بازخورد مداوم مانند بازخورد 360 درجه نیاز دارند.

در روش بازخورد 360 درجه، چندین ارزیابی‌کننده در ارزیابی عملکرد یک فرد دخیل هستند. بازخورد از تمامی عوامل سازمان که با وی تعامل مستقیم دارند ازجمله مدیران، همکاران، زیردستان و حتی مشتریان جمع‌آوری می‌شود. معمولاً این بازخورد توسط یک پرسشنامه آنلاین که به طور خاص برای این منظور طراحی‌شده است، جمع‌آوری می‌شود.

6 روش کاربردی برای ارزیابی عملکرد پرسنل سازمان

ارزیابی عملکرد، فرآیندی است که درجریان آن با ایجاد شاخص‌هایی، میزان دستیابی سیستم را به خروجی های مورد انتظار می‌سنجد و فرآیند تصمیم گیری را پشتیبانی می‌کند. نظارتِ مستمر، معیار محور و علمی بر عملکرد افراد در همه سطوح مبتنی بر الگوها و استانداردهای تعریف شده، یکی از علل پیشرفت در سازمان‌های ارزیابی عملکرد بزرگ و موفق است.

ارزیابی عملکرد ممکن است به صورت سالانه، هر سه ماه یکبار یا به صورت ماهانه و هفتگی انجام شود، اما ارزیابی عملکردی مثبت و کارآمد خواهد بود که نتایج مثبتی مثل بالا رفتن رضایت کارکنان، ایجاد انگیزه و بهبود عملکرد آنها را به همراه داشته باشد. با اینکه همه مشاغل دید یکسانی به ارزیابی عملکرد ندارند، اما به طور کلی می‌توان گفت بهترین و جدیدترین روش‌ها تلفیقی از نقطه نظرات کارکنان و فرهنگ شرکت است و بدون یکی از این دو فاکتور، بررسی کارکرد کارمندان با چالش مواجه خواهد شد.

با استفاده از روش ارزیابی عملکرد درست، سازمان‌ها می‌توانند عملکرد کارمند را در سازمان بهبود دهند. روشی خوب برای بررسی عملکرد کارمند، می‌تواند همه تجربیات را موثر و سودمند کند.

در ادامه 6 روش امروزی و مدرن برای ارزیابی عملکرد کارکنان در سازمان بیان می گردد، نکته حائز اهمیت این است که انتخاب روش مناسب بستگی زیادی به فرهنگ سازمانی، اقتضائات و نیازمندی های آن و نیز نظام جبران خدمات سازمان دارد:

1. مدیریت بر مبنای اهداف (MBO)

در این روش مدیران و کارمندان همراه با یکدیگر اهداف را شناسایی و برای آن برنامه‌ریزی کرده، آن را سازماندهی می‌کنند و به دیگران انتقال می‌دهند تا بتوانند بر یک دوره ارزیابی خاص تمرکز کنند. این روش ارزیابی عملکرد کارمندان به منظور هماهنگ‌ کردن موثر اهداف فراگیر سازمانی با اهداف کارمندان استفاده می‌شود، درحالی‌که در اعتبارسنجی اهداف از روش‌های هوشمندانه استفاده می‌کنند تا مشخص کنند که این مجموعه اهداف، دقیق، قابل سنجش، قابل دسترسی و واقع‌بینانه هستند و برای رسیدن به آن‌ها زمان مشخصی نیاز است.

خرده‌فروشی غول‌پیکر وال مارت (Walmart) از روش گسترده مشارکتی MBO استفاده می‌کند تا عملکرد مدیران ارشد، مدیران در سطح متوسط و مدیران تازه‌کار را مدیریت کند.

2. بازخورد 360 درجه

بازخورد 360 درجه یک روش ارزیابی عملکرد چند بعدی است که کارمند را با استفاده از بازخورد‌هایی ارزیابی می‌کند که از طریق گزارش‌های مستقیم و دایره نفوذ کارمندان مثل مدیران، هم‌ردیفان و مشتریان جمع‌آوری می‌شود. این روش برای بخش خصوصی سازمان‎ها نسبت به بخش عمومی‎ مناسب‌تر است، چرا که در بررسی هم‌ردیفان در بخش عمومی سازمان‌ها سخت‌گیری کمتری اتفاق می‌افتد. سازمان‌های درجه یک خصوصی مثل رویال بانک اسکاتلند (RBS)، سینزبری (Sainsbury) و جی فور اس (G4S) برای سنجش عملکرد کارمندان خود از روش بازخورد عملکرد 360 درجه یا چند امتیازی استفاده می‌کنند.

بازخورد 360 درجه یک روش ارزیابی عملکرد چند بعدی است که توسط تمام ذینفعان کارمند در شرکت انجام می پذیرد.

3. روش مرکز ارزیابی

در این روش از کارمندان خواسته می‌شود که در تمرینات شبیه‌سازی شده اجتماعی مثل: تمرینات وظایف شغلی، بحث‌های رسمی، تمرینات یافتن حقایق، مشکلات تصمیم‌گیری، ایفای نقش و تمرینات دیگری که موفقیت را در یک نقش تضمین می‌کند، شرکت کنند. روش مرکز ارزیابی به کارمندان کمک می‌کند تا تصویر واضحی از شیوه‌ای که دیگران آن‌ها را مشاهده می‌کنند، به‌ دست آورند و همچنین از تاثیری که این شرایط بر عملکرد آن‌ها دارد هم آگاه شوند. مزیت اصلی این روش این است که نه تنها عملکردهای موجود افراد را ارزیابی می‌کند، بلکه عملکرد مشاغل آینده را هم پیش‌بینی می‌کند.

مایکروسافت، فیلیپس و چند سازمان دیگر برای شناسایی رهبران آینده در نیروی کاری خود از روش مرکز ارزیابی استفاده می‌کنند.

4. مقیاس رتبه‌بندی رفتاری (BARS)

مقیاس رتبه‌بندی رفتاری عملکرد کارمندان را با نمونه‌های رفتاری خاصی مقایسه می‌کند که به رتبه‌بندی عددی متصل است. هر سطحی از عملکرد در مقیاس BARS به چندین بیانیه BARS متصل است که رفتارهای رایجی را که کارمندان به ‌طور معمول از خود نشان می‌دهند توصیف می‌کند. این بیانیه‌ها به‌ عنوان معیاری برای سنجش عملکرد هر فرد در مقابل استانداردهای از پیش تعیین‌شده محسوب می‌شود که برای هر جایگاه و سطح شغلی قابل استفاده است.

این روش برای کسب‌و‌کارها و صنایع در اندازه‌های مختلف مناسب است. آن‌ها می‌توانند از روش BARS برای ارزیابی عملکرد کل نیروی کار که از کارمندان تازه‌کار گرفته تا مدیران اجرایی، استفاده کند.

5. ارزیابی روان شناختی

ارزیابی روان شناختی برای مشخص‌ کردن توانایی پنهانی کارمندان بسیار مفید است. این روش به‌ جای عملکرد گذشته کارمندان، بیشتر بر تحلیل عملکرد آینده آن‌ها تمرکز دارد. این ارزیابی‌ها برای تحلیل هفت جز مهم عملکرد یک کارمند استفاده می‌شود. این اجزا شامل: مهارت‌های درون فردی، توانایی‌های شناختی، ویژگی‌های عقلانی، مهارت‌های رهبری، ویژگی‌های شخصیتی، هوش عاطفی و دیگر مهارت‌های مرتبط می‌شود.

شرکت فورد، اگزون موبیل (Exxon Mobil)، پروکتر اند گمبل (Procter & Gamble) برای آزمایش ‌کردن شخصیت و عملکرد کارمندانشان از روش ارزیابی روانشناختی استفاده می‌کنند.

روش حسابداری (هزینه) منابع انسانی از طریق مزایای مالی که کارمند برای شرکت ایجاد کرده، عملکرد او را تحلیل می‌کند.

6. روش حسابداری(هزینه)منابع انسانی

روش حسابداری (هزینه) منابع انسانی از طریق مزایای مالی که کارمند برای شرکت ایجاد کرده، عملکرد او را تحلیل می‌کند. این روش با مقایسه هزینه حفظ یک کارمند در شرکت (هزینه برای شرکت) و مزایایی مالی (مشارکت) که سازمان از آن کارمند دریافت می‌کند، به‌ دست می‌آید. زمانی ‌که عملکرد کارمندی بر اساس روش حسابداری هزینه ارزیابی می‌شود، عواملی مثل: ارزش خدمات میانگین واحد، کیفیت، هزینه سربار، روابط درون‌فردی و موارد دیگری مورد بررسی قرار می‌گیرد.

شرکت دانش بنیان تکچی ؛ تنها ارائه دهنده خدمات تخصصی و پیشرفته ارزیابی، عارضه یابی و رتبه بندی سازمانی در ایران است که بر منطبق مدل بومی و توسعه یافته تعالی سازمانی TEM1000 به بررسی و ارزیابی وضعیت سازمان ها می پردازد .

مجموعه ما با ارائه بیش از 30 خدمت و 13 محصول متنوع ارزیابی، خودارزیابی وعارضه یابی آماده همکاری با سازمان های مختلف می باشد .

10 ویژگی شاخص های ارزیابی عملکرد

یکی از مباحث اصلی در طراحی سیستم مدیریت عملکرد کارکنان، طراحی شاخص های ارزیابی عملکرد است. شاخص‌ها ابزارهایی برای ارزیابی برنامه‌ها و فعالیت‌ها هستند، به‌طوری‌که از طریق آنها می‌توان از میزان دستیابی به اهداف آگاه شد. اما نکته اصلی در بحث طراحی شاخص های ارزیابی عملکرد این است که یک شاخص خوب چه ویژگی‌هایی دارد؟ و در هنگام طراحی شاخص‌ های ارزیابی عملکرد چه نکاتی باید در نظر گرفته شود تا بتوان گفت شاخص ‌های طراحی‌شده ارزیابی عملکرد مؤثر و کارا هستند؟ اگر برای اولین بار شاخص طراحی می‌کنید یا در حال ارزیابی و بازنگری شاخص ‌های ارزیابی هستید، این 10 ویژگی شاخص های ارزیابی عملکرد را در نظر داشته باشید.

1- مرتبط بودن

اولین ویژگی ‌ای که باید در طراحی شاخص ‌های ارزیابی عملکرد در نظر گرفته شود، تعریف شاخص‌ها به‌صورت آبشاری است. طراحی شاخص‌های عملکرد از داشبورد استراتژیک به داشبورد تاکتیکی و عملیاتی صورت می‌گیرد. یعنی هر یک از شاخص‌ها باید بر اساس استراتژی و ارزش‌های کل شرکت تعیین شوند و با اهداف استراتژیک سازمان مرتبط باشند.

زمانی می‌توان از مدیریت عملکرد صحیح کارکنان سخن گفت که علاوه بر مشخص بودن اهداف سازمان، آن اهداف، خود را در هر یک از مشاغل سازمان نیز نشان داده باشد و دقیقاً انتظارات و اهداف مشاغل سازمان هم‌راستا با اهداف کلان سازمان باشد. تنها در این صورت است که می‌توان عملکرد افراد را به درستی سنجید و آنها را به سمت اهداف کلان سازمان هدایت کرد.

مثال برای ویژگی مرتبط بودن شاخص های ارزیابی عملکرد

اگر توسعه بازار و مشتری یکی از اهداف سازمان باشد. «تعداد مشتریان جدید» یک شاخص مرتبط با اهداف سازمان است. یا اگر مشتری مداری یکی از ارزش‌های سازمان باشد. مهارت برقراری ارتباط مؤثر مهارتی است که موجب ارائه خدمات خوب به مشتریان می‌شود و سنجش آن مرتبط با ارزش‌های سازمانی است.

2- اختصاصی بودن

یکی دیگر از ویژگی ‌های شاخص های ارزیابی عملکرد، اختصاصی بودن شاخص‌ها است. منظور از اختصاصی بودن شاخص ‌های عملکرد، تناسب با شغل است.

مشاغل سازمان مختلف و متنوع هستند و هر یک ویژگی‌های مختص خود را دارند. کارکنان بر اساس مشاغل سازمان، استخدام‌ شده و هدف از استخدام آنها برآورده ساختن انتظارات هر یک از آن مشاغل و درنهایت تحقق اهداف سازمانی است. بنابراین عملکرد افراد سازمان زمانی مؤثر و مناسب تلقی می‌شود که در راستای اهداف هر یک از این مشاغل باشد و زمانی می‌توان گفت فردی دارای عملکرد مؤثر است که عملکرد وی، انتظارات شغل مربوطه را برآورده سازد.

بنابراین هیچ‌وقت نمی‌توان مجموعه‌ای از شاخص‌ها را تعیین کرد که عمومیت داشته باشند. عملکرد کارکنان باید بر اساس یک سری شاخص اختصاصی سنجیده شود که با شغل و انتظاراتی که از شاغل می‌رود، ارتباط نزدیکی دارد.

سیستم ارزیابی عملکرد زمانی می‌تواند مؤثر باشد که از شاخص‌های واقعی و اختصاصی مشاغل استفاده شود.

مثال برای ویژگی اختصاصی بودن شاخص های ارزیابی عملکرد

مثال قبل را به یاد بیاورید. آیا «تعداد مشتریان جدید» شاخص ارزیابی مشترک برای تمام کارکنان است؟ قطعاً پاسخ شما خیر است. بسیاری از مشاغل سازمان به این حوزه مرتبط نیست. این شاخص فقط برای کارکنانی که در حوزه فروش و بازاریابی فعالیت دارند، مناسب است. این مورد در مورد شایستگی‌های رفتاری هم صدق می‌کند. انتخاب یکسان شاخص ‌های رفتاری مثل «میزان خلاقیت»، «صبور بودن» و… برای تمام مشاغل سازمانی اشتباه است.

متأسفانه یکی از عارضه‌های اصلی سیستم‌های ارزیابی در نظر نگرفتن همین ویژگی برای شاخص های ارزیابی عملکرد است. وجود یک سری سؤالات عمومی برای ارزیابی عملکرد که همگی کارکنان بر اساس آن ارزیابی شوند، عامل شکست سیستم مدیریت عملکرد است.

3- قابل درک بودن

طراحی شاخص های عملکرد باید به صورت روشن و قابل فهم انجام شود. عدم تعریف یا تعاریف مبهم شاخص‌ها می‌تواند منجر به تفسیر نادرست و سردرگمی شود. کارکنان باید بدانند اولاً هر شاخص چه چیزی را اندازه‌گیری می‌کند و بعد چگونه محاسبه می‌شود. زمانی که شاخص به درستی تعریف شود، کارکنان می‌توانند تصمیمات فعالانه‌ای برای تأثیرگذاری بر نتایج بگیرند.

4- قابل اندازه گیری

شاخص باید به‌سادگی قابل ‌اندازه‌گیری باشد. بدون ویژگی قابل‌ اندازه‌گیری بودن شاخص های ارزیابی عملکرد امکان تجزیه‌وتحلیل تغییرات مثبت و منفی وجود ندارد. قبل از نهایی سازی شاخص ‌های ارزیابی عملکرد باید مشخص شود که:

1. آیا داده‌هایی برای محاسبه شاخص وجود دارد؟
2. آیا داده‌ها به‌اندازه کافی برای ارائه نتایج معتبر، دقیق هستند؟

پس از ارائه پاسخ به این پرسش‌ها مشخص می‌شود که آیا شاخص نیاز به اصلاح دارد یا خیر.

دانستن این‌که چه چیزی باید اندازه‌گیری شود و اندازه‌گیری واقعی آن دو چیز متفاوت است.

5- محدود بودن تعداد شاخص

یکی از مشکلات در طراحی شاخص های ارزیابی عملکرد، تعیین تعداد زیادی شاخص است. میانگین تعداد شاخص‌ها به ازای هر فرد باید 7 شاخص باشد. تعیین تعداد زیاد شاخص انجام اقدامات برای تحقق اهداف را سخت می‌کند و کارکنان نمی‌توانند درک کنند چه چیزهایی سنجیده می‌شود.

6- اعتبار آماری داشتن

داشتن اعتبار و پایایی یک ویژگی دیگر شاخص ‌های ارزیابی عملکرد است. شاخص باید به گونه‌ای طراحی شود که درست خصیصه موردنظر را بسنجد نه چیز دیگری را و باز باید به گونه‌ای طراحی شود که در زمان‌های مختلف نتایج یکسانی را نشان دهد. به‌عبارت‌دیگر، اندازه‌گیری شاخص در زمان‌های مختلف و به‌وسیله افراد یا روش‌های مختلف، تأثیری در نتایج به‌دست‌آمده نداشته باشد.

7- تأثیر پذیر بودن

تأثیر پذیر بودن یا قابلیت کنترل یکی دیگر از ویژگی ‌های شاخص ‌های ارزیابی عملکرد است. شاخصی مناسب است که متصدی شغل قدرت تأثیرگذاری بر آن معیار را داشته باشد. یعنی فرد ارزیابی‌شونده بتواند برای بهبود عملکرد در آن زمینه تلاش کند و بهبود آن در کنترل فرد باشد.

مثال برای ویژگی تأثیر پذیر بودن شاخص ‌های ارزیابی عملکرد

به نظر شما شاخص «پرداخت به موقع حقوق کارکنان» برای یک کارشناس اداری شاخص مناسبی است؟

همان‌طور که می‌دانید پرداخت حقوق فرایندی است که افراد متعددی در سازمان در این فرایند دخیل هستند. نقش کارشناس اداری در این فرایند «بستن کارکرد کارکنان» است. بنابراین شاخص «پرداخت به‌موقع حقوق کارکنان» شاخصی است که در کنترل این فرد نیست. با توجه به این‌که شاخص از ویژگی تأثیر پذیر بودن برخوردار نیست، نمی‌تواند شاخص مناسبی باشد.

8- مقرون به صرفه بودن

جمع‌آوری داده برای هر یک از شاخص‌ها یکی از مراحل چرخه مدیریت عملکرد است. بدون وجود داده امکان ارزیابی وجود ندارد. بنابراین یکی از نکاتی که در طراحی شاخص باید در نظر گرفته شود این است که هزینه جمع‌آوری اطلاعات با میزان مفید بودن آن اطلاعات متناسب باشد.

9- محدود به زمان

شاخص‌ها باید بر اساس داده‌هایی باشد که در یک بازه زمانی مشخص در دسترس باشد. بازه زمانی به استفاده از داده‌ها بستگی دارد. برخی داده‌ها به‌صورت هفتگی یا حتی روزانه جمع‌آوری می‌شود. برخی دیگر یک بار در سال برای اهداف استراتژیک‌تر و بلندمدت‌تر در دسترس است.

10- دست‌یافتنی و قابل‌پذیرش

شاخص‌های ارزیابی عملکرد باید از نگاه کارکنان قابل قبول و قابل‌دستیابی باشند. فدراسیون ملی کسب‌وکار مستقل (NFIB) از تعیین اهداف دست‌نیافتنی به‌عنوان یکی از بزرگ‌ترین عوامل بی‌انگیزگی کارکنان نام می‌برد. شاخص ‌های ارزیابی عملکرد باید بر اساس اهدافی تعیین شوند که کارکنان احساس کنند، می‌توانند به آن برسند. هر چه شاخص‌های ارزیابی عملکرد واقع‌بینانه طراحی شود، احتمال تحقق هدف توسط کارکنان بیشتر است. قابل‌دستیابی بودن شاخص‌ها یکی دیگر از ویژگی ‌های مهم شاخص ‌های ارزیابی عملکرد است.

نکته آخر این‌که اکثر شاخص‌ها چرخه حیات طبیعی دارند و برای این‌که شاخص ‌ها به‌طور مداوم عملکرد را افزایش دهد باید به‌طور دوره‌ای بررسی شوند و میزان استفاده و ارتباط آنها تعیین شود. زمانی که شاخصی برای اولین بار تعیین می‌شود. به نیروی کار انگیزه می‌دهد و عملکرد بهبود می‌یابد. باگذشت زمان شاخص تأثیر خود را از دست می‌دهد و نیاز به بازنگری دارد. بنابراین باید به‌صورت فصلی یا سالانه شاخص‌ها بررسی و بازنگری شوند.

ارزیابی عملکرد چیست؟ چه اهمیتی دارد؟

هر شغل و فعالیتی دارای مسئولیت­‌های مختلفی است که باید براساس استانداردهای خاص و تعیین شده­ای انجام شود. انجام برخی موارد مانند سنجش و نمره‌دهی به عملکرد افراد می­تواند تعیین کننده ارزیابی عملکرد باشد. این مهم کمک می­کند تا مهارت، خصوصیات، کیفیت، ظرفیت، صلاحیت و توان بالقوه کارکنان برای آینده تعیین شود. کارکنانی که ارزیابی عملکرد مطلوبی را دارا باشند، پاداش دریافت می­کنند؛ این عمل سبب ایجاد انگیزه­ ی پیشرفت در سایرین می­شود. در این مقاله به توضیح در خصوص ارزیابی عملکرد چیست خواهیم پرداخت. هم­چنین اهمیت و روش­‌های ارزیابی عملکرد کارکنان را مورد بررسی قرار می­دهیم.

ارزیابی عملکرد چیست؟

براساس موارد بیان شده این­طور می­توان گفت که ارزیابی عملکرد مسئولیتی مدیریتی بوده که استانداردهای شغلی را تعیین می­کند. براساس این استانداردهای تعیین شده می­توان تصمیم گرفت عملکرد کارکنان در این بازه هست یا خیر. به کمک ارزیابی عملکرد می­توان تشویق یا تنبیه کارکنان را مدیریت کرد. هم­چنین می­توان ویژگی­‌های کارکنان را مورد سنجش قرار داد و حدود توانایی‌­های ارزیابی عملکرد ارزیابی عملکرد آن­ها را بدست آورد. ارزیابی عملکرد این امکان را در اختیار مدیریت سازمان قرار می­دهد تا در خصوص ارتقا شغلی، جریمه، آموزش و بهبود توانایی­ های کارکنان تصمیم بگیرد.

اهمیت ارزیابی عملکرد چیست؟

یکی از وظایف مدیر منابع انسانی ارزیابی عملکرد کارکنان است. ارزیابی عملکرد کارکنان از اهمیت ویژه ­ای برخوردار بوده و باید در هر سازمان به­ صورت منظم انجام شود. در ادامه به برخی از مهم­ترین موارد در اهمیت ارزیابی عملکرد اشاره خواهیم کرد.

حقوق و مزایا

ارزیابی عملکرد کارکنان می­تواند تعیین کننده حقوق و مزایای افراد باشد. انجام این مهم مشخص می­کند افراد فعالیت­‌های خود را با چه کیفیتی انجام می­دهند و متناسب با آن نیز حقوق و مزایا دریافت می­کنند. اگر یکی از کارکنان مسئولیت­‌های خود را در سازمان به خوبی انجام دهد اما برای بالا نگه­داشتن انگیزه آن هیچ عملی صورت نپذیرد، فرد دچار سرخوردگی شده و ممکن است از شغل خود و سازمان ناراضی شود.

تعیین سطح افراد برای آموزش

ارزیابی عملکرد تعیین کننده سطح توانایی افراد است. این عمل می­تواند تخصص، مهارت و ظرفیت افراد تعیین کند. هم­چنین نقاط ضعف کارکنان و سازمان را نیز نمایان می­کند و مدیریت منابع انسانی می­تواند متناسب با این ضعف­‌ها آموزش‌­هایی را برای کارکنان فراهم کند. بدین ترتیب انجام ارزیابی عملکرد می­تواند سبب بهبود فعالیت‌­های کارکنان شود که نتیجه آن افزایش سوددهی و بهره­‌وری سازمان است.

جابه ­جایی های اثر بخش

همان­طور که بیان شد به وسیله ارزیابی عملکرد می­توان اطلاعات دقیقی از کارکنان مانند مهارت، ظرفیت و تجربه را بدست آورد. براساس این اطلاعات بدست آمده می­توان تصمیم‌­های لازم برای جابه­ جایی افراد یا ارتقا شغلی آن­ها را اتخاد کرد. انجام صحیح این عمل می­تواند منجربه به افزایش بهره‌­وری سازمان و مجموعه شود. این عمل می­تواند به صورت اخراج موقت یا دائم نیروی ضعیف، ارتقا کارمند ممتاز و جابه­ جایی درون سازمانی برای افزایش بهره‌­وری انجام شود.

تعیین کننده پاداش

برای آن که بتوان انگیزه کارکنان را افزایش داد باید متناسب با کیفیت فعالیت­ ها و ارزیابی عملکردشان پاداش دریافت نمایند. همان­طور که در ابتدا مطلب بیان شد، عدم توجه عملکرد بهتر کارکنان، نارضایتی به همراه دارد. از طرفی اگر فرد برای عملکرد ضعیفی که داشته پاداش دریافت کند، دیگر برای پیشرفت و بهبود فعالیت­‌های خود تلاشی نمی­کند. در این صورت پاداش به کارکنان علاوه­ بر این که به لحاظ مالی به ضرر مجموعه است سبب کاهش راندمان و کیفیت فعالیت‌­های سازمان می­شود. ارزیابی عملکرد می­تواند پاداش را مدیریت کرده و هر فرد متناسب با کیفیت فعالیت خود پاداش دریافت کند.

کنترل و نظارت آسان

ارزیابی عملکرد این امکان را در اختیار مدیر قرار می‌دهد تا بتواند براساس آن کارمندان را طبقه‌بندی کند. این طبقه‌بندی براساس کیفیت عملکرد کارکنان بوده و افراد قوی و ضعیف از یکدیگر متمایز می‌شوند. بدین ترتیب فرآیند بازرسی به آسانی انجام می‌شود و مدیر سازمان می‌تواند نظارت و کنترل خود را بر افراد ضعیف بیشتر کرده تا نتیجه موردنظر و مطلوب حاصل شود.

افزایش انگیزه

ارزیابی عملکرد خود نیز می‌تواند سبب افزایش انگیزه شود. با انجام این مهم افراد با ارزش و قوی شناسایی شده و متناسب با کیفیت عملکردشان برخورد خواهد شد. این فرآیند موجب افزایش انگیزه در سایر کارکنان می‌شود. هم‌چنین به سبب بهره‌مندی از ارزیابی عملکرد می‌توان به این مهم دست پیدا کرد که چه ابزاری انگیزشی با عملکرد کارمندان متناسب است.

افزایش تمرکز

به موجب استفاده از ارزیابی عملکرد کارکنان متوجه بازخورد فعالیت‌ها و عملکردشان می‌شوند. هم‌چنین به واسطه‌ی این امر مهم می‌توان متوجه شد در کدام بخش‌ها و فعالیت‌ها نیاز به افزایش تمرکز است و کارکنان اشتباهات خود را شناسایی کرده و از آن درس می­گیرند‌.

روش­ های ارزیابی عملکرد

روش خودارزیابی

همان­طور که از اسم این روش پیداست، ارزیابی در آن، به عهده خود کارکنان است. در روش خودارزیابی، کارکنان طبق یک لیست از پیش تعیین شده، عملکرد خود را ارزیابی می­کنند. با توجه به خودمحور بودن این روش، امکان وجود خطا در آن زیاد است؛ از همین­رو از این روش در کنار سایر روش­های ارزیابی عملکرد استفاده می­شود.

روش مدیریت براساس اهداف

مدیریت براساس اهداف یکی از روش­های جدیدی است که در آن کارکنان و مدیران سعی می­کنند تا به کمک هم در یک بازه زمانی مشخص به هداف مشخصی دست پیدا کنند. پس از پایان دوره تعیین شده عملکرد کارکنان مورد ارزیابی قرار می­گیرد و اهداف جدید معین می­شود. در این روش موفقیت یا عدم موفقیت کارکنان به سادگی قابل تشخیص است.

روش مقیاس رتبه بندی

روش مقیاس رتبه بندی یکی از قدیمی­ترین و بهترین روش­های ارزیابی عملکرد است که ارزیاب نسبت عملکرد کارکنان انجام می­دهد و آن­‌ها را در مقیاسی نشان می­دهد. در این روش ویژگی­‌های اجرایی کارکنان مورد ارزیابی قرار می­گیرد. این روش به سادگی و در کمترین زمان قابل اجراست و بازخورد کارکنان را به سرعت ارائه می­دهد؛ البته این روش نیز همانند روش چک لیست برروی خصوصیات فردی متمرکز است و به عملکرد توجه کمی دارد.

روش چک لیست

براساس این روش، مسئولیت­‌های کارکنان در یک لیست جمع­‌آوری شده و کیفیت اجرای آن توسط ارزیاب کنترل می­شود. ارزیابی این روش محرمانه انجام می­شود و روند اجرای آن ساده است. متاسفانه روش چک لیست رفتاری، نیازمند هزینه و انرژی بسیاری است و بیشتر برروی خصوصیات فردی متمرکز است و توجه کمتری به عملکرد فرد دارد.

همان­طور که گفته شد هر شغلی دارای مسئولیت‌­های مشخصی است که باید به درستی انجام شود. ارزیابی عملکرد و روش‌­های مربوط به آن، می­تواند در موفقیت یک فرد و مسیر شغلی آن بسیار موثر باشد. ما در این مقاله از اچ آر سرویس سعی کردیم به اهمیت ارزیابی عملکرد و روش­‌های آن اشاره کنیم تا انگیزه پیشرفت در سایرین نیز تقویت گردد.

ارزیابی عملکرد

دسته‌بندی کتاب‌ها

• مدیریت استراتژیک
• کارآفرینی و استارتاپ
• خلاقیت و نوآوری
• رهبری و منابع انسانی
• مدیریت بازاریابی
• پروژه و عملیات
• مدیریت مالی و سرمایه‌گذاری
• توسعه فردی
• پکیج‌ها
• کتاب‌های صوتی

تماس با ما

• 02188342910 02188318824 02188823760 02188846418 02188309899

• آدرس: تهران، خیابان سهرودی جنوبی، خیابان ملایری پور غربی، پلاک ۳۷

• ایمیل : [email protected]

آریاناقلم

ارزیابی عملکرد

زودتر از بقیه باخبر شوید ایمیلتان را در کادر زیر وارد کنید تا هر زمان که این کتاب موجود شد به شما اطلاع دهیم.